Dit document bevat een overzicht van de ‘weetjes’ die u helpen bij uw waarneming van de huisarts in deze praktijk.
Werkafspraken en protocollen
Voordat u aan het werk gaat is het raadzaam om naast dit document de volgende werkinstructies en protocollen van de praktijk in te kijken en zo nodig te gebruiken. Alle praktijkprotocollen zijn te vinden op huisartsenpraktijk.wikispaces.com onder het kopje ‘praktijkprotocollen’.
Ook overige protocollen en documenten op ‘de wiki’ kunnen uw werk faciliteren.
Telefoon
Telefoon / bereikbaarheid
Voor spoedgevallen zijn beide praktijken dagelijks bereikbaar van 8.00-17.00 uur. In het keuzemenu kiezen patiënten voor optie 1 ‘levensbedreigende spoedgevallen’, de spoedlijn is herkenbaar aan het feit dat deze meteen ook overgaat op het vaste toestel in de backoffice van de betreffende praktijk. Indien de assistente de spoedlijn niet binnen 12 seconden opneemt, gaat de spoedlijn ook over op de kamers van de huisarts(en) van de betreffende praktijk. Het is een ieders taak om de spoedlijn te allen tijde zo spoedig mogelijk aan te nemen.
Alle functies in de praktijk hebben een eigen telefoon en zijn intern direct te kiezen:
Praktijk Blanker & Thiele:
Balie Blanker & Thiele
Backoffice Blanker & Thiele
Mischa Thiele
Marco Blanker
AIOS
Kamer POH Blanker & Thiele
Assistentenkamer Blanker & Thiele
Praktijk Brand-Piek
Balie Brand-Piek
Backoffice Brand-Piek
Ellen Brand-Piek
Assistentenkamer / POH-kamer Brand-Piek
Telefoon / Xelion
In beide praktijken wordt gebruik gemaakt van een VoIP-systeem (telefoon loopt via internetverbinding). Op alle computers is het telefoonsysteem Xelion aanwezig. (Inloggen met kamernummer (b.v. kamer5) en wachtwoord (bij assistentes bekend, en opgeslagen in bestand op de NAS-server ‘WDMyCloud’ die vanaf alle computers in de praktijk te bereiken is.)
Als Xelion is ingelogd, kan het adresboek gebruikt worden om nummers van bijvoorbeeld afdelingen van het ziekenhuis of de apotheek te zoeken door op het tabblad van het adresboek (in rechter deel van het scherm) te klikken en de naam in te typen van het contact dat wordt gezocht, vervolgens een suggestie van het systeem in het uitrolmenu aanklikken en vervolgens klikken op contactinfo in het verticale rijtje in het rechter scherm deel aan de linkerkant (zie foto’s hieronder). Als vervolgens het telefoonnummer aangeklikt wordt, zal de telefoon gaan rinkelen, vervolgens telefoon oppakken en gekozen nummer zal gebeld worden.
Xelion bevat telefoonnummers van alle poliklinieken van de Isala Klinieken, inclusief de artsenlijnen en spoednummers en nummers van veel apotheken en paramedici. Daarnaast kan er uiteraard ook intern mee gebeld worden naar assistentes, praktijkondersteuners en collega-huisartsen.
Telefoon / Sociale Kaart
Zie onder Telefoon / Xelion hoe diverse afdelingen van het ziekenhuis (Isala Klinieken) bereikt kunnen worden. Onderstaand de belangrijkste nummers van ziekenhuis, ambulancedienst en gevestigd huisartsen van beide praktijken voor bereikbaarheid bij calamiteiten. , in verband met privacy van medewerkers,
Daarnaast is in enkele kamers een Sociale Kaart van Icare aanwezig met telefoonnummers van thuiszorg, gemeente WMO-loket en andere instanties die zorg en/of hulpmiddelen leveren/kunnen leveren.
Spoedgevallen
1 koffer met alle toebehoren inclusief medicatie en zuurstof (behandelkamer/EHBO).
1 AED (bij de fysiotherapie).
Spoednummer CPA Apeldoorn 088-051 1759
Wanneer u materialen of medicijnen verbruikt, dan graag direct (laten) aanvullen en IMM-recepten schrijven.
Overdracht / overleg patiëntenzorg
Graag schriftelijke overdracht van bijzondere gebeurtenissen gedurende de waarneming.
Werkschema en -tijden
Praktijk opent om 08.00 uur, sluit om 17.00 uur. Er is altijd een assistente aanwezig vanaf 7.45 uur.
Spreekuur van 8.00-10.00 uur en van 13.30-16.30 uur, waarbij na de eerste 5 patiënten 10 minuten inlooptijd.
Om 10.30 uur koffiepauze met beide praktijken waarbij de assistentes opnames en ontslagen doornemen, geplande visites doorgeven, eventueel vragen of een eerder gedane visite een vervolg moet krijgen en de praktijkondersteuners overleggen over patiënten.
Waar mogelijk lunchen alle medewerkers van beide praktijken om 12.30 uur.
In het middagspreekuur is een half uur tijd gereserveerd voor administratie en overleg met de assistentes.
Indien er geen visites zijn gepland en er wel een hoge consultvraag is, zullen de assistentes (in overleg) extra spreekuurtijd inplannen van 11.00-12.00 uur.
In- / uitgang van pand
Via voordeur d.m.v. sleutel, boven- en onderslot op de deur openen en daarna deur openen door sleutel kwartslag te draaien in slot in de muur links naast de deur.
INGAAN: bij piepsignaal alarmsysteem uitschakelen: alarmlabel voor alarmpaneel rechts in voorportaal houden.
RAMEN: alle ramen in het pand moeten in principe altijd gesloten blijven in verband met het klimaatbeheersingssysteem.
LANGDURIG UITGAAN:
Alle deuren in de praktijk sluiten.
De voordeuren dienen op de nachtstand te staan, bediening bevindt zich achter de balie van de assistentes, stand met alleen pijltje naar buiten dient geselecteerd te zijn. In principe zetten de assistentes altijd de deuren op de nachtstand voor zij weggaan.
Controleren of er verder niemand in het pand aanwezig is (denk hierbij aan de logopediste, pedicure en thuiszorg Icare in de gang van praktijk Brand-Piek (rechter gang bij binnenkomst)).
Alarmlabel voor alarmpaneel houden.
Pand verlaten en afsluiten door onder- en bovenslot in de deur op slot te draaien.
Als einde van de waarneming, overleg tijdig over inleveren sleutel en alarmlabel.
BIJ VALS ALARM: een van de vaste huisartsen waarschuwen, label voor het alarmpaneel houden om alarm uit te schakelen.
Gas / licht / water / internet
Het pand is volledig voorzien van een automatisch klimaatbeheersingssysteem.
Storingen internet: Protocol ligt in de schoonmaakkast bij de router. Indien internet niet functioneert, functioneert ook de telefoon niet!!! Daarom is het bij storingen zaak om zo snel mogelijk via het protocol weer een werkende internetverbinding te krijgen. Er ligt in de schoonmaakkast daarvoor ook een lange UTP-kabel die aangesloten kan worden op de router en de een daartoe bestemde UTP-poort in de naastgelegen fysiotherapiepraktijk die via een binnendeur bereikbaar is. De UTP-poort bevindt zich in de ruimte grenzend aan de huisartsenpraktijk.
Storingen water: storingsnummer bellen.
Storingen elektriciteit: in de meterkast (in voorportaal) stoppen controleren, ook de stoppen die daar achter het luikje zitten. Indien nog geen stroom: melden aan een van de vaste huisartsen en/of storingsnummer bellen.
Werkzaamheden Schoonmaak
Op maandag, woensdag en vrijdag vanaf het einde van de middag, de praktijk wordt door hen dan afgesloten.
Formulieren, apparatuur en instrumenten
In elke spreekkamer zijn in het witte metalen ladekastje bij het bureau dezelfde veel gebruikte formulieren beschikbaar: labformulier (microbiologie staat op de achterkant van dit formulier), logopapier, cervixuitstrijk op indicatie en diagnostische onderzoeken cardiologie. Röntgen formulieren zijn te vinden in Promedico als verwijssjabloon. Minder gebruikte formulieren staan op de NAS-server (WDMyCloud), zo nodig kunnen de assistentes helpen om een formulier te zoeken. Tevens is in elke spreekkamer dezelfde apparatuur aanwezig (onderzoeksbank, lamp, otoscoop aan de muur, bloeddrukmeter en stethoscoop) en zijn de kasten in elke kamer hetzelfde ingedeeld en voorzien van labeling. In het laboratorium van de assistentes zijn urinepotjes, kweeksets en toebehoren, D-dimeersets en Hb-meter aanwezig. In de behandelkamer/EHBO zijn chirurgische instrumenten, verbandmateriaal en een spleetlamp aanwezig.
PROMEDICO-ASP
Promedico-ASP / Toegang
Elke computer in de praktijk kan afzonderlijk aan- en uitgeschakeld worden, en is aangesloten op internet. Voor inlognamen en wachtwoorden: vraag de assistentes, zij kunnen indien zij gebruikersnaam/wachtwoord niet weten dit nazoeken op de NAS-server ‘WDMyCloud’
Op de meeste computers zal met het starten van de internet browser (Mozilla Firefox, Safari of Internet Explorer) gelijk Promedico-ASP opgestart worden tezamen met een aantal favorieten (farmacotherapeutisch kompas, NHG-standaarden, huisartsenpraktijk.wikispaces.com etc.) in de tabbladen of in de werkbalk favorieten. Indien Promedico niet automatisch opstart bij het starten van de internetbrowser, dan is het programma te vinden via www.promedico-asp.nl
Login via de waarneem-digipass (gebruikersnaam en wachtwoord zijn van assistentes te krijgen die dit ook kunnen opzoeken op de NAS-server ‘WDMyCloud’) of log in met een UZI-pas (indien geautoriseerd de eigen UZI-pas en anders die van 1 van de huisartsen). Pincode van de UZI-passen van de huisartsen zijn bij de assistentes bekend of op te zoeken op de NAS-server. Om in te loggen met UZI-pas moet op het inlogscherm eerst geklikt worden op UZI-pas, Promedico-ASP controleert aanwezigheid van de UZI-pas en zal vervolgens om de pincode vragen. Vermeld bij gebruik van de waarneem-Digipass of een UZI-pas van een andere huisarts eigen initialen aan het begin van de S-regel van ieder deelcontact in een patiëntendossier.
Alles invoeren via de ADEPD-methode: episodegericht en volgens SOEP met in ieder geval ICPC van de E-regel.
Alle contacten voorzien van juiste verrichting (zie tarieflijst).
Aan het einde van de dag mag de computer in de spreekkamer uitgelogd/afgemeld worden, ze hoeven niet uit.
Promedico-ASP
Na het inloggen verschijnt automatisch het mededelingenscherm. Door op de grote ‘apenstaartknop’ linksboven te klikken is een uitrolmenu te zien met de belangrijkste functies.
De belangrijkste is functie is ‘Agenda’. Via ‘Agenda’ kun je naar ‘Spreekuur’ (daar op klikken), kies vervolgens linksboven in het uitrolmenu het spreekuur van de gewenste medewerker (Waarnemend Huisarts of 1 van de praktijkeigenaren, vraag dit zo nodig even aan de assistentes). Door de juiste spreekuuragenda te selecteren is overzicht van de reeds geplande patiënten te zien, van waaruit het dossier rechtstreeks geopend kan worden door op de naam van de betreffende patiënt te klikken. Na afhandelen van het contact met de patiënt (voor registreren patiëntencontacten zie hieronder bij kopje ‘Promedico / registratie consulten en visites’), zal deze uit de lijst verdwijnen. Hierdoor is de volgende patiënt op het spreekuur bovenaan komen te staan waardoor een goed overzicht van de nog komende consulten voor die dag te zien blijft.
Als het ‘Spreekuur’ van de juiste medewerker geselecteerd is, is in de linker kolom een overzicht van de overige taken te zien met daarachter tussen haakjes het aantal dat van deze taak nog verwerkt moet worden: Berichten: Onder ‘Berichten’ is de binnengekomen elektronische correspondentie te vinden. Voor uitleg van de verwerking hiervan zie hieronder bij het kopje ‘Promedico-ASP / verwerking binnengekomen correspondentie’ E-consulten: binnengekomen E-consulten, voor verwerking zie hieronder bij kopje ‘Promedico-ASP / Verwerking E-consulten’. Correspondentie: wordt binnen onze praktijken niet gebruikt Recept aanvraag: hier zijn elektronisch via het patiëntenportaal aangevraagde recepten zichtbaar. Let op! Deze recepten zijn nog niet door een assistente gecontroleerd, het is dus zaak deze rechtstreeks door patiënten aangevraagde medicatie zorgvuldig te controleren: zie voor controle het protocol Herhaalmedicatie. Recepten die op deze wijze zijn aangevraagd kunnen verder net zo verwerkt worden als recepten die onder het kopje ‘recept autorisatie’ (zie onder) staan. Er wordt (juli 2015) nog weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om herhaalmedicatie aan te vragen via het patiëntenportaal. Portaal registratie: Patiënten die gebruik willen maken van de mogelijkheid van E-consulten en het aanvragen van herhaalmedicatie via het patiëntenportaal, dienen zich eenmalig aan te melden hiervoor. Aanmeldingen komen binnen onder dit kopje. Verwerken van aanmeldingen is alleen nodig indien de waarneming langer dan 2 dagen duurt, anders mag dit overgelaten worden aan de praktijkeigenaar. Het is wettelijk verplicht dat patiënten zich hiervoor komen legitimeren in de praktijk. Overleg dan ook altijd met de assistentes of patiënten bijvoorbeeld eerder die dag zijn langs geweest en het advies hebben gekregen om zich aan te melden voor het patiëntenportaal. Ander aandachtspunt bij dit kopje is dat verzoeken voor registratie van beide praktijken voor alle artsen zichtbaar zijn, alleen verzoeken van de praktijk waarvoor op dat moment gewerkt wordt hoeven (indien van toepassing) verwerkt te worden. Recept autorisatie: hier komen de door de assistentes verwerkte verzoeken (binnengekomen via website of telefoon) om herhaalmedicatie terecht. Zie voor verwerking van deze herhaalmedicatie hieronder onder het kopje ‘Promedico-ASP / verwerking herhaalmedicatie’. Overleg: Hier zijn de telefonisch beantwoorde/te beantwoorden vragen van patiënten zichtbaar die de assistentes binnen hebben gekregen. Door hierop te klikken is een overzicht van de gestelde vragen te zien. Zie voor verwerking hiervan hieronder onder het kopje ‘Promedico-ASP / Verwerking Overleg Assistentes’. Dagoverzicht contacten: niet van belang voor waarnemers Bulletinboard: hierop komen belangrijke mededelingen te staan, met name meldingen van overleden patiënten zodat alle praktijkmedewerkers daarvan op de hoogte zijn.
Promedico-ASP / Registratie consulten en visites
Openen van een dossier via het spreekuur Na aanklikken van een patiënt in het spreekuur wordt automatisch het medisch dossier en een nieuw deelcontact geopend in het medisch dossier van de betreffende patiënt. Openen van een dossier door patiënt te zoeken Als alternatief kan een medisch dossier geopend worden door op de apenstaartknop linksboven te klikken en vervolgens via ‘Medisch Dossier’ op ‘zoeken’ te klikken. In het pop-up scherm kan in het Multizoek-veld een naam of geboortedatum worden ingevuld (NB bij patiënten ouder dan 80 jaar is het gehele geboortejaar bijvoorbeeld 1933 vereist, bij jongere patiënten volstaan wel de laatste 2 cijfers van het geboortejaar), door daarna op enter te drukken of ‘zoeken’ aan te klikken wordt gezocht naar de juiste patiënt, indien maar 1 patiënt wordt gevonden, wordt automatisch het betreffende dossier geopend. Indien er meerdere patiënten gevonden worden met bijvoorbeeld die naam of geboortedatum, worden deze als lijst getoond waarna de juiste patiënt aangeklikt kan worden. Let op! Promedico opent in dat geval niet automatisch een nieuw deelcontact, dit kan handmatig door helemaal linksonder op ‘Nieuw deelcontact’ te klikken. Tweede deelcontact Indien een tweede deelcontact gewenst is, kan dit geopend worden door in de linker kolom onder het reeds geopende deelcontact op ‘Nieuw’ te klikken. Inzien van medicatie-overzicht, uitslagen en correspondentie Via de donkerblauwe tabbladenrij kunnen overzichten van medicatie, uitslagen en correspondentie ingezien worden. Lichamelijk onderzoek registreren In de praktijk is het streven om zoveel mogelijk meetbare gegevens ook als meetwaarde in het HIS te registreren. Dit kan door in het deelcontact links onderin te kiezen voor ‘Onderzoek uitvoeren’, in het volgende scherm is te zoeken op specifieke onderzoeken, Promedico selecteert al op onderzoeken passend bij de ICPC van de geopende episode. Veel gebruikte onderzoeken hebben we genummerd en staan op de eerste paar pagina’s. Recept aanmaken Een recept kan aangemaakt worden door in de linker kolom onderin op de knop ‘Recept voorschrijven’ te klikken. Na het aanmaken van het recept wordt dit aan het deelcontact toegevoegd en bij afsluiten van het consult is te zien dat het naar de apotheek verzonden zal worden (met naam van de apotheek, dit zal in de meeste gevallen apotheek Mastenbroek zijn). Verwijzen / verwijsbrief schrijven Klik (na het openen van een deelcontact) op ‘Verwijzen’ linksonder, typ bovenin beeld de drieletterige afkorting voor het specialisme. Verwijzingen naar de Isala Klinieken gaan via Zorgdomein, mits ingelogd met UZI-pas of digipass van een van de vaste huisartsen. Klik in dat geval na selectie van specialisme onderin beeld op de knop ‘Zorgdomein’, selecteer op de volgende pagina dat wat meegestuurd moet worden naar Zorgdomein/in de verwijsbrief moet komen en klik opnieuw onderin beeld op Zorgdomein. In Zorgdomein kan vervolgens het specialisme geselecteerd worden met de ingangsklacht, vervolgens een keus gemaakt worden uit een afspraaktype (bijvoorbeeld ‘combinatieafspraak röntgen en bezoek orthopeed’ of ‘verkorte toegangstijd neuroloog’) en na op volgende te hebben geklikt kan de afspraak naar de patiënt gemaild worden of uitgeprint (indien geen mailadres beschikbaar, hoeft printen ook niet, het briefje bevat op dit moment (juli 2015) nauwelijks informatie). Op het volgende scherm kan de verwijsbrief getypt worden. Denk om het invullen van de kopjes ‘Allergie’ en ‘Contra-indicaties’, indien deze in Promedico vermeld staan, worden ze automatisch overgenomen, de vakjes blijven echter leeg als in Promedico geen allergieën of contra-indicaties benoemd staan. Indien geen gebruik gemaakt kan worden van ZorgDomein, dan mogen brieven naar de Isala gefaxt worden, zie voor instructie over faxen het stukje hieronder over overige verwijzingen. Verwijzingen naar bijvoorbeeld fysiotherapie of de GGZ gaan niet via Zorgdomein, maar door na het specialisme te hebben ingevuld te klikken op een van de verwijsbriefsjablonen in de rechter kolom. Formats die beginnen met ‘BT’ zijn voor praktijk Blanker & Thiele, formats die beginnen met ‘EB’ voor praktijk Brand-Piek. De vervolgstappen om de verwijsbrief van de juiste gegevens te voorzien wijzen zichzelf. Brieven naar GGZ en diagnostische onderzoeken in het ziekenhuis (b.v. Gynaecologische echo, Fietsergometrie) kunnen worden gefaxt. Dit doet de assistente, hiertoe moet de brief als pdf worden geprint in de map ‘Faxen’ op de NAS-server (WDMyCloud). De brief kan uiteraard ook geprint worden en meegegeven aan patiënt of opgestuurd naar patiënt of zorgverlener. Wij leggen in principe geen brieven bij de balie neer die door patiënten kunnen worden opgehaald. De ervaring leert dat veel brieven blijven liggen en het kost de assistentes veel tijd aan de balie. Afsluiten consult en declareren Klik na volledig invullen van het consult op verder, controleer of de declaratiecode klopt en wijzig deze zo nodig door de genoemde declaratie te verwijderen met het prullenbakje en een nieuwe toe te voegen via de knop ‘Verrichting toevoegen’ onderin beeld. Klik vervolgens op afsluiten om de declaratie te versturen, de ingevulde gegevens op te slaan en de eventuele recepten te verzenden.
Promedico-ASP / Verwerking E-consulten
Patiënten die zich hebben aangemeld voor het patientenportaal kunnen een e-consultvraag stellen. Door op e-consult in de werklijst te klikken is een overzicht van de gestelde e-consult-vragen op te roepen. Door op de vraag te klikken, kom je automatisch in het medisch dossier van de patiënt terecht en wordt een e-consult deelcontact geopend. Alleen dat wat je intypt op de P-regel (het antwoord) krijgt de patiënt als antwoord, denk daarom aan een nette aanhef en afsluiting. Automatisch wordt ICPC A99 gekozen en de door de patiënt gekozen titel als E-regel, pas dit aan naar juiste diagnose en bijbehorende ICPC-code. Bij het afsluiten van het contact wordt automatisch gekozen voor declaratiecode EC (e-consult) en wordt het antwoord naar de patiënt verzonden. Een foto meesturen met het E-consult is op dit moment niet mogelijk, patiënten mailen in dat geval de foto naar ‘fotoEconsult@westenhage.nl’, vanuit dat mailadres komen de foto’s bij alle huisartsen in de mailbox terecht. Foto’s kunnen als correspondentie in het dossier gekoppeld worden, daar kunnen de assistentes desgewenst bij helpen.
Promedico-ASP / Verwerking Overleg Assistentes
Na klikken op ‘Overleg’ in de werklijst wordt een overzicht van de te beantwoorden vragen en te autoriseren gegeven adviezen van de assistentes getoond. Door op een vraag of naam van een patiënt te klikken is de vraag met een antwoordveld te zien. Links onderin kan nu gekozen worden voor ‘Nieuw deelcontact’ waarmee de vraag automatisch naar het dossier van de patiënt wordt verplaatst en het antwoord op de P-regel kan worden ingevuld en het dossier ingezien kan worden. De vraag kan ook direct in het antwoordveld van het overleg getypt worden en verzonden worden naar de vraagsteller (vaak de assistente, soms de POH) door onderin beeld op verzenden te klikken. Adviezen en vragen die voor 10.00 uur gesteld zijn, dienen in elk geval dezelfde werkdag beantwoord te worden, vragen na 10.00 uur mogen bij grote drukte wachten tot de volgende werkdag. De assistentes zetten bij spoed de naam van de patiënt in het spreekuur als ‘vergadering’ met daarin het verzoek het overlegje voor een bepaalde tijd te beantwoorden. Mocht een vraag per abuis bij de verkeerde persoon terechtgekomen zijn, dan kan deze ook met de knop ‘Doorsturen’ onderin beeld naar de juiste persoon worden doorgestuurd.
Overig Overleg Assistentes
Tijdens de koffiepauze (10.30 – 11.00 uur) stellen de assistentes vragen die ze niet in een overlegje kwijt konden. Daarnaast is er tijd voor het bespreken van opnames en ontslagen, geplande visites, eventueel plannen van vervolgvisites naar aanleiding van eerder gedane visites en overleg met de praktijkverpleegkundigen somatiek en GGZ.
Promedico-ASP / Verwerking Herhaalmedicatie
Via de knop ‘Recept autorisatie’ in de werklijst, verschijnt een scherm met aangevraagde herhaalrecepten. De assistentes controleren bij het verwerken van herhaalmedicatie of deze tijdig wordt herhaald, of de dosering klopt en of controles (bijvoorbeeld bij diabetes of cardiovasculair risicomanagement) zijn uitgevoerd. Zie daarvoor het protocol herhaalmedicatie. De huisarts is eindverantwoordelijk voor wat er voorgeschreven wordt, dus controleer zelf ook, zeker bij ‘gevoelige’ medicatie zoals opiaten en benzodiazepines. Recepten kunnen worden geautoriseerd door ze aan te vinken en op ‘Autoriseren’ onder in beeld te klikken. Recepten kunnen ook verwijderd worden uit de lijst door ze aan te vinken en op ‘Verwijderen’ te klikken, hierbij kan maar 1 recept per keer verwijderd worden. Door op een recept te klikken wordt het medisch dossier van een patiënt geopend met het deelcontact van het recept, waarna gemakkelijk controles in het dossier uitgevoerd kunnen worden of de medicatie bijvoorbeeld wel terecht is aangevraagd.
Via ‘Berichten’ in de werklijst is de binnengekomen elektronische correspondentie te vinden. De ‘medmut’ berichten verwerken de assistentes, dit zijn opname- en ontslagberichten. Medlab, Medvri en Medspe berichten moeten door de huisartsen worden verwerkt. Achter elk bericht staat de ingeschreven huisarts. Alleen berichten gericht aan de praktijk waarvoor wordt waargenomen, hoeven te worden verwerkt. Na aanklikken van een bericht dient in de gele regel het onderwerp van de correspondentie veranderd te worden. Wij willen graag de afzender en eventueel het type brief hier hebben staan bijvoorbeeld ‘Cardiologie Isala Polibrief’ of ‘Fysiotherapie Holtenbroek Eindverslag’ of ‘Huisartsenpostbericht’. Klik na het wijzigen op ‘Opslaan’. Vervolgens kan het bericht worden gekoppeld aan de patiënt door links onderin te klikken op ‘Koppelen aan patiënt’. Indien gegevens voldoende zijn voor automatisch selecteren van de patiënt, wordt er automatisch doorgelinkt naar het medisch dossier van de betreffende patiënt en wordt daarin een deelcontact postverwerking geopend met de brief eraan. Bij specialistenbrieven graag in de S-regel nog drieletterige specialistencode: samenvatting van de brief vermelden. (Bijvoorbeeld CAR: Conclusie: hartfalen waarvoor start furosemide 1x daags 20mg). Indien specialisten in brief vermelden dat medicatie is gewijzigd, dan ook medicatie in het dossier wijzigen en doorgeven aan de apotheek (zie protocol wijzigen medicatie op de wiki). Indien Promedico twijfelt over de juiste patiënt zal een lijstje van mogelijke juiste patiënten getoond worden. Soms kan Promedico de juiste patiënt niet vinden. Verwijder in dat geval enkele gegevens uit de vakjes bovenin beeld (vaak is het adres het probleem en is zoeken op alleen naam en geboortedatum zonder de andere gegevens voldoende) en klik op zoeken rechtsboven om alsnog de juiste patiënt te vinden. Een postverwerkingsdeelcontact kan afgesloten worden als elk ander deelcontact, er zal automatisch geen declaratiecode worden ingevuld.
Verwerking binnengekomen papieren correspondentie
De binnengekomen papieren correspondentie wordt door de assistentes in de juiste postmap (verschillende mappen voor dagen van de week) gedaan. De postmappen liggen in de backoffice van de betreffende praktijk (vraag zo nodig de assistentes). Taak van de huisarts is om de brieven te lezen en er een episodetitel op te schrijven waaraan de assistente de brief moet koppelen als zij deze heeft gescand. Indien er nog geen juiste episode aanwezig is in het dossier van de patiënt, dan dient de huisarts deze aan te maken. (Medisch dossier openen, links onderin kiezen voor ‘Nieuwe episode’, episode een titel en ICPC geven en klikken op opslaan). De postmap mag daarna in het postvakje ‘Te scannen post’ in kast backoffice van de betreffende praktijk (vraag de assistentes waar dit postvakje precies te vinden is).
Protocol
Werkinstructie waarnemend huisarts
Datum laatste herziening
28 juli 2015
Terug naar praktijkprotocollen
Eindverantwoordelijke
Ellen
Werkinstructie Waarnemend Huisarts
Dit document bevat een overzicht van de ‘weetjes’ die u helpen bij uw waarneming van de huisarts in deze praktijk.
Werkafspraken en protocollen
Voordat u aan het werk gaat is het raadzaam om naast dit document de volgende werkinstructies en protocollen van de praktijk in te kijken en zo nodig te gebruiken. Alle praktijkprotocollen zijn te vinden op huisartsenpraktijk.wikispaces.com onder het kopje ‘praktijkprotocollen’.Ook overige protocollen en documenten op ‘de wiki’ kunnen uw werk faciliteren.
Telefoon
Telefoon / bereikbaarheid
Telefoon / Xelion
In beide praktijken wordt gebruik gemaakt van een VoIP-systeem (telefoon loopt via internetverbinding). Op alle computers is het telefoonsysteem Xelion aanwezig. (Inloggen met kamernummer (b.v. kamer5) en wachtwoord (bij assistentes bekend, en opgeslagen in bestand op de NAS-server ‘WDMyCloud’ die vanaf alle computers in de praktijk te bereiken is.)Als Xelion is ingelogd, kan het adresboek gebruikt worden om nummers van bijvoorbeeld afdelingen van het ziekenhuis of de apotheek te zoeken door op het tabblad van het adresboek (in rechter deel van het scherm) te klikken en de naam in te typen van het contact dat wordt gezocht, vervolgens een suggestie van het systeem in het uitrolmenu aanklikken en vervolgens klikken op contactinfo in het verticale rijtje in het rechter scherm deel aan de linkerkant (zie foto’s hieronder). Als vervolgens het telefoonnummer aangeklikt wordt, zal de telefoon gaan rinkelen, vervolgens telefoon oppakken en gekozen nummer zal gebeld worden.
Xelion bevat telefoonnummers van alle poliklinieken van de Isala Klinieken, inclusief de artsenlijnen en spoednummers en nummers van veel apotheken en paramedici. Daarnaast kan er uiteraard ook intern mee gebeld worden naar assistentes, praktijkondersteuners en collega-huisartsen.
Telefoon / Sociale Kaart
Zie onder Telefoon / Xelion hoe diverse afdelingen van het ziekenhuis (Isala Klinieken) bereikt kunnen worden. Onderstaand de belangrijkste nummers van ziekenhuis, ambulancedienst en gevestigd huisartsen van beide praktijken voor bereikbaarheid bij calamiteiten., in verband met privacy van medewerkers,
Daarnaast is in enkele kamers een Sociale Kaart van Icare aanwezig met telefoonnummers van thuiszorg, gemeente WMO-loket en andere instanties die zorg en/of hulpmiddelen leveren/kunnen leveren.
Spoedgevallen
Wanneer u materialen of medicijnen verbruikt, dan graag direct (laten) aanvullen en IMM-recepten schrijven.
Overdracht / overleg patiëntenzorg
Werkschema en -tijden
In- / uitgang van pand
Gas / licht / water / internet
Werkzaamheden Schoonmaak
Formulieren, apparatuur en instrumenten
In elke spreekkamer zijn in het witte metalen ladekastje bij het bureau dezelfde veel gebruikte formulieren beschikbaar: labformulier (microbiologie staat op de achterkant van dit formulier), logopapier, cervixuitstrijk op indicatie en diagnostische onderzoeken cardiologie. Röntgen formulieren zijn te vinden in Promedico als verwijssjabloon. Minder gebruikte formulieren staan op de NAS-server (WDMyCloud), zo nodig kunnen de assistentes helpen om een formulier te zoeken.Tevens is in elke spreekkamer dezelfde apparatuur aanwezig (onderzoeksbank, lamp, otoscoop aan de muur, bloeddrukmeter en stethoscoop) en zijn de kasten in elke kamer hetzelfde ingedeeld en voorzien van labeling.
In het laboratorium van de assistentes zijn urinepotjes, kweeksets en toebehoren, D-dimeersets en Hb-meter aanwezig.
In de behandelkamer/EHBO zijn chirurgische instrumenten, verbandmateriaal en een spleetlamp aanwezig.
PROMEDICO-ASP
Promedico-ASP / Toegang
Promedico-ASP
Na het inloggen verschijnt automatisch het mededelingenscherm. Door op de grote ‘apenstaartknop’ linksboven te klikken is een uitrolmenu te zien met de belangrijkste functies.De belangrijkste is functie is ‘Agenda’. Via ‘Agenda’ kun je naar ‘Spreekuur’ (daar op klikken), kies vervolgens linksboven in het uitrolmenu het spreekuur van de gewenste medewerker (Waarnemend Huisarts of 1 van de praktijkeigenaren, vraag dit zo nodig even aan de assistentes). Door de juiste spreekuuragenda te selecteren is overzicht van de reeds geplande patiënten te zien, van waaruit het dossier rechtstreeks geopend kan worden door op de naam van de betreffende patiënt te klikken. Na afhandelen van het contact met de patiënt (voor registreren patiëntencontacten zie hieronder bij kopje ‘Promedico / registratie consulten en visites’), zal deze uit de lijst verdwijnen. Hierdoor is de volgende patiënt op het spreekuur bovenaan komen te staan waardoor een goed overzicht van de nog komende consulten voor die dag te zien blijft.
Als het ‘Spreekuur’ van de juiste medewerker geselecteerd is, is in de linker kolom een overzicht van de overige taken te zien met daarachter tussen haakjes het aantal dat van deze taak nog verwerkt moet worden:
Berichten: Onder ‘Berichten’ is de binnengekomen elektronische correspondentie te vinden. Voor uitleg van de verwerking hiervan zie hieronder bij het kopje ‘Promedico-ASP / verwerking binnengekomen correspondentie’
E-consulten: binnengekomen E-consulten, voor verwerking zie hieronder bij kopje ‘Promedico-ASP / Verwerking E-consulten’.
Correspondentie: wordt binnen onze praktijken niet gebruikt
Recept aanvraag: hier zijn elektronisch via het patiëntenportaal aangevraagde recepten zichtbaar. Let op! Deze recepten zijn nog niet door een assistente gecontroleerd, het is dus zaak deze rechtstreeks door patiënten aangevraagde medicatie zorgvuldig te controleren: zie voor controle het protocol Herhaalmedicatie. Recepten die op deze wijze zijn aangevraagd kunnen verder net zo verwerkt worden als recepten die onder het kopje ‘recept autorisatie’ (zie onder) staan. Er wordt (juli 2015) nog weinig gebruik gemaakt van de mogelijkheid om herhaalmedicatie aan te vragen via het patiëntenportaal.
Portaal registratie: Patiënten die gebruik willen maken van de mogelijkheid van E-consulten en het aanvragen van herhaalmedicatie via het patiëntenportaal, dienen zich eenmalig aan te melden hiervoor. Aanmeldingen komen binnen onder dit kopje. Verwerken van aanmeldingen is alleen nodig indien de waarneming langer dan 2 dagen duurt, anders mag dit overgelaten worden aan de praktijkeigenaar.
Het is wettelijk verplicht dat patiënten zich hiervoor komen legitimeren in de praktijk. Overleg dan ook altijd met de assistentes of patiënten bijvoorbeeld eerder die dag zijn langs geweest en het advies hebben gekregen om zich aan te melden voor het patiëntenportaal. Ander aandachtspunt bij dit kopje is dat verzoeken voor registratie van beide praktijken voor alle artsen zichtbaar zijn, alleen verzoeken van de praktijk waarvoor op dat moment gewerkt wordt hoeven (indien van toepassing) verwerkt te worden.
Recept autorisatie: hier komen de door de assistentes verwerkte verzoeken (binnengekomen via website of telefoon) om herhaalmedicatie terecht. Zie voor verwerking van deze herhaalmedicatie hieronder onder het kopje ‘Promedico-ASP / verwerking herhaalmedicatie’.
Overleg: Hier zijn de telefonisch beantwoorde/te beantwoorden vragen van patiënten zichtbaar die de assistentes binnen hebben gekregen. Door hierop te klikken is een overzicht van de gestelde vragen te zien. Zie voor verwerking hiervan hieronder onder het kopje ‘Promedico-ASP / Verwerking Overleg Assistentes’.
Dagoverzicht contacten: niet van belang voor waarnemers
Bulletinboard: hierop komen belangrijke mededelingen te staan, met name meldingen van overleden patiënten zodat alle praktijkmedewerkers daarvan op de hoogte zijn.
Promedico-ASP / Registratie consulten en visites
Openen van een dossier via het spreekuurNa aanklikken van een patiënt in het spreekuur wordt automatisch het medisch dossier en een nieuw deelcontact geopend in het medisch dossier van de betreffende patiënt.
Openen van een dossier door patiënt te zoeken
Als alternatief kan een medisch dossier geopend worden door op de apenstaartknop linksboven te klikken en vervolgens via ‘Medisch Dossier’ op ‘zoeken’ te klikken. In het pop-up scherm kan in het Multizoek-veld een naam of geboortedatum worden ingevuld (NB bij patiënten ouder dan 80 jaar is het gehele geboortejaar bijvoorbeeld 1933 vereist, bij jongere patiënten volstaan wel de laatste 2 cijfers van het geboortejaar), door daarna op enter te drukken of ‘zoeken’ aan te klikken wordt gezocht naar de juiste patiënt, indien maar 1 patiënt wordt gevonden, wordt automatisch het betreffende dossier geopend. Indien er meerdere patiënten gevonden worden met bijvoorbeeld die naam of geboortedatum, worden deze als lijst getoond waarna de juiste patiënt aangeklikt kan worden. Let op! Promedico opent in dat geval niet automatisch een nieuw deelcontact, dit kan handmatig door helemaal linksonder op ‘Nieuw deelcontact’ te klikken.
Tweede deelcontact
Indien een tweede deelcontact gewenst is, kan dit geopend worden door in de linker kolom onder het reeds geopende deelcontact op ‘Nieuw’ te klikken.
Inzien van medicatie-overzicht, uitslagen en correspondentie
Via de donkerblauwe tabbladenrij kunnen overzichten van medicatie, uitslagen en correspondentie ingezien worden.
Lichamelijk onderzoek registreren
In de praktijk is het streven om zoveel mogelijk meetbare gegevens ook als meetwaarde in het HIS te registreren. Dit kan door in het deelcontact links onderin te kiezen voor ‘Onderzoek uitvoeren’, in het volgende scherm is te zoeken op specifieke onderzoeken, Promedico selecteert al op onderzoeken passend bij de ICPC van de geopende episode. Veel gebruikte onderzoeken hebben we genummerd en staan op de eerste paar pagina’s.
Recept aanmaken
Een recept kan aangemaakt worden door in de linker kolom onderin op de knop ‘Recept voorschrijven’ te klikken. Na het aanmaken van het recept wordt dit aan het deelcontact toegevoegd en bij afsluiten van het consult is te zien dat het naar de apotheek verzonden zal worden (met naam van de apotheek, dit zal in de meeste gevallen apotheek Mastenbroek zijn).
Verwijzen / verwijsbrief schrijven
Klik (na het openen van een deelcontact) op ‘Verwijzen’ linksonder, typ bovenin beeld de drieletterige afkorting voor het specialisme. Verwijzingen naar de Isala Klinieken gaan via Zorgdomein, mits ingelogd met UZI-pas of digipass van een van de vaste huisartsen. Klik in dat geval na selectie van specialisme onderin beeld op de knop ‘Zorgdomein’, selecteer op de volgende pagina dat wat meegestuurd moet worden naar Zorgdomein/in de verwijsbrief moet komen en klik opnieuw onderin beeld op Zorgdomein. In Zorgdomein kan vervolgens het specialisme geselecteerd worden met de ingangsklacht, vervolgens een keus gemaakt worden uit een afspraaktype (bijvoorbeeld ‘combinatieafspraak röntgen en bezoek orthopeed’ of ‘verkorte toegangstijd neuroloog’) en na op volgende te hebben geklikt kan de afspraak naar de patiënt gemaild worden of uitgeprint (indien geen mailadres beschikbaar, hoeft printen ook niet, het briefje bevat op dit moment (juli 2015) nauwelijks informatie). Op het volgende scherm kan de verwijsbrief getypt worden. Denk om het invullen van de kopjes ‘Allergie’ en ‘Contra-indicaties’, indien deze in Promedico vermeld staan, worden ze automatisch overgenomen, de vakjes blijven echter leeg als in Promedico geen allergieën of contra-indicaties benoemd staan. Indien geen gebruik gemaakt kan worden van ZorgDomein, dan mogen brieven naar de Isala gefaxt worden, zie voor instructie over faxen het stukje hieronder over overige verwijzingen.
Verwijzingen naar bijvoorbeeld fysiotherapie of de GGZ gaan niet via Zorgdomein, maar door na het specialisme te hebben ingevuld te klikken op een van de verwijsbriefsjablonen in de rechter kolom. Formats die beginnen met ‘BT’ zijn voor praktijk Blanker & Thiele, formats die beginnen met ‘EB’ voor praktijk Brand-Piek. De vervolgstappen om de verwijsbrief van de juiste gegevens te voorzien wijzen zichzelf. Brieven naar GGZ en diagnostische onderzoeken in het ziekenhuis (b.v. Gynaecologische echo, Fietsergometrie) kunnen worden gefaxt. Dit doet de assistente, hiertoe moet de brief als pdf worden geprint in de map ‘Faxen’ op de NAS-server (WDMyCloud). De brief kan uiteraard ook geprint worden en meegegeven aan patiënt of opgestuurd naar patiënt of zorgverlener. Wij leggen in principe geen brieven bij de balie neer die door patiënten kunnen worden opgehaald. De ervaring leert dat veel brieven blijven liggen en het kost de assistentes veel tijd aan de balie.
Afsluiten consult en declareren
Klik na volledig invullen van het consult op verder, controleer of de declaratiecode klopt en wijzig deze zo nodig door de genoemde declaratie te verwijderen met het prullenbakje en een nieuwe toe te voegen via de knop ‘Verrichting toevoegen’ onderin beeld. Klik vervolgens op afsluiten om de declaratie te versturen, de ingevulde gegevens op te slaan en de eventuele recepten te verzenden.
Promedico-ASP / Verwerking E-consulten
Patiënten die zich hebben aangemeld voor het patientenportaal kunnen een e-consultvraag stellen. Door op e-consult in de werklijst te klikken is een overzicht van de gestelde e-consult-vragen op te roepen. Door op de vraag te klikken, kom je automatisch in het medisch dossier van de patiënt terecht en wordt een e-consult deelcontact geopend. Alleen dat wat je intypt op de P-regel (het antwoord) krijgt de patiënt als antwoord, denk daarom aan een nette aanhef en afsluiting. Automatisch wordt ICPC A99 gekozen en de door de patiënt gekozen titel als E-regel, pas dit aan naar juiste diagnose en bijbehorende ICPC-code. Bij het afsluiten van het contact wordt automatisch gekozen voor declaratiecode EC (e-consult) en wordt het antwoord naar de patiënt verzonden. Een foto meesturen met het E-consult is op dit moment niet mogelijk, patiënten mailen in dat geval de foto naar ‘fotoEconsult@westenhage.nl’, vanuit dat mailadres komen de foto’s bij alle huisartsen in de mailbox terecht. Foto’s kunnen als correspondentie in het dossier gekoppeld worden, daar kunnen de assistentes desgewenst bij helpen.Promedico-ASP / Verwerking Overleg Assistentes
Na klikken op ‘Overleg’ in de werklijst wordt een overzicht van de te beantwoorden vragen en te autoriseren gegeven adviezen van de assistentes getoond. Door op een vraag of naam van een patiënt te klikken is de vraag met een antwoordveld te zien. Links onderin kan nu gekozen worden voor ‘Nieuw deelcontact’ waarmee de vraag automatisch naar het dossier van de patiënt wordt verplaatst en het antwoord op de P-regel kan worden ingevuld en het dossier ingezien kan worden. De vraag kan ook direct in het antwoordveld van het overleg getypt worden en verzonden worden naar de vraagsteller (vaak de assistente, soms de POH) door onderin beeld op verzenden te klikken.Adviezen en vragen die voor 10.00 uur gesteld zijn, dienen in elk geval dezelfde werkdag beantwoord te worden, vragen na 10.00 uur mogen bij grote drukte wachten tot de volgende werkdag. De assistentes zetten bij spoed de naam van de patiënt in het spreekuur als ‘vergadering’ met daarin het verzoek het overlegje voor een bepaalde tijd te beantwoorden.
Mocht een vraag per abuis bij de verkeerde persoon terechtgekomen zijn, dan kan deze ook met de knop ‘Doorsturen’ onderin beeld naar de juiste persoon worden doorgestuurd.
Overig Overleg Assistentes
Tijdens de koffiepauze (10.30 – 11.00 uur) stellen de assistentes vragen die ze niet in een overlegje kwijt konden. Daarnaast is er tijd voor het bespreken van opnames en ontslagen, geplande visites, eventueel plannen van vervolgvisites naar aanleiding van eerder gedane visites en overleg met de praktijkverpleegkundigen somatiek en GGZ.Promedico-ASP / Verwerking Herhaalmedicatie
Via de knop ‘Recept autorisatie’ in de werklijst, verschijnt een scherm met aangevraagde herhaalrecepten. De assistentes controleren bij het verwerken van herhaalmedicatie of deze tijdig wordt herhaald, of de dosering klopt en of controles (bijvoorbeeld bij diabetes of cardiovasculair risicomanagement) zijn uitgevoerd. Zie daarvoor het protocol herhaalmedicatie. De huisarts is eindverantwoordelijk voor wat er voorgeschreven wordt, dus controleer zelf ook, zeker bij ‘gevoelige’ medicatie zoals opiaten en benzodiazepines. Recepten kunnen worden geautoriseerd door ze aan te vinken en op ‘Autoriseren’ onder in beeld te klikken. Recepten kunnen ook verwijderd worden uit de lijst door ze aan te vinken en op ‘Verwijderen’ te klikken, hierbij kan maar 1 recept per keer verwijderd worden.Door op een recept te klikken wordt het medisch dossier van een patiënt geopend met het deelcontact van het recept, waarna gemakkelijk controles in het dossier uitgevoerd kunnen worden of de medicatie bijvoorbeeld wel terecht is aangevraagd.
Promedico-ASP / Verwerking binnengekomen correspondentie
Via ‘Berichten’ in de werklijst is de binnengekomen elektronische correspondentie te vinden. De ‘medmut’ berichten verwerken de assistentes, dit zijn opname- en ontslagberichten. Medlab, Medvri en Medspe berichten moeten door de huisartsen worden verwerkt. Achter elk bericht staat de ingeschreven huisarts. Alleen berichten gericht aan de praktijk waarvoor wordt waargenomen, hoeven te worden verwerkt. Na aanklikken van een bericht dient in de gele regel het onderwerp van de correspondentie veranderd te worden. Wij willen graag de afzender en eventueel het type brief hier hebben staan bijvoorbeeld ‘Cardiologie Isala Polibrief’ of ‘Fysiotherapie Holtenbroek Eindverslag’ of ‘Huisartsenpostbericht’. Klik na het wijzigen op ‘Opslaan’. Vervolgens kan het bericht worden gekoppeld aan de patiënt door links onderin te klikken op ‘Koppelen aan patiënt’. Indien gegevens voldoende zijn voor automatisch selecteren van de patiënt, wordt er automatisch doorgelinkt naar het medisch dossier van de betreffende patiënt en wordt daarin een deelcontact postverwerking geopend met de brief eraan. Bij specialistenbrieven graag in de S-regel nog drieletterige specialistencode: samenvatting van de brief vermelden. (Bijvoorbeeld CAR: Conclusie: hartfalen waarvoor start furosemide 1x daags 20mg). Indien specialisten in brief vermelden dat medicatie is gewijzigd, dan ook medicatie in het dossier wijzigen en doorgeven aan de apotheek (zie protocol wijzigen medicatie op de wiki).Indien Promedico twijfelt over de juiste patiënt zal een lijstje van mogelijke juiste patiënten getoond worden. Soms kan Promedico de juiste patiënt niet vinden. Verwijder in dat geval enkele gegevens uit de vakjes bovenin beeld (vaak is het adres het probleem en is zoeken op alleen naam en geboortedatum zonder de andere gegevens voldoende) en klik op zoeken rechtsboven om alsnog de juiste patiënt te vinden.
Een postverwerkingsdeelcontact kan afgesloten worden als elk ander deelcontact, er zal automatisch geen declaratiecode worden ingevuld.
Verwerking binnengekomen papieren correspondentie
De binnengekomen papieren correspondentie wordt door de assistentes in de juiste postmap (verschillende mappen voor dagen van de week) gedaan. De postmappen liggen in de backoffice van de betreffende praktijk (vraag zo nodig de assistentes). Taak van de huisarts is om de brieven te lezen en er een episodetitel op te schrijven waaraan de assistente de brief moet koppelen als zij deze heeft gescand. Indien er nog geen juiste episode aanwezig is in het dossier van de patiënt, dan dient de huisarts deze aan te maken. (Medisch dossier openen, links onderin kiezen voor ‘Nieuwe episode’, episode een titel en ICPC geven en klikken op opslaan). De postmap mag daarna in het postvakje ‘Te scannen post’ in kast backoffice van de betreffende praktijk (vraag de assistentes waar dit postvakje precies te vinden is).